Afstem forventninger og undgå sygemeldinger

Forskning viser, at en af de største årsager til, at medarbejdere bliver stressede, er usikkerhed om, hvad der forventes af dem.  

Fra arbejdspladsen og fra dig som leder.    

Et værktøj, du kan bruge, til at sikre dig, at dine medarbejdere ved, hvad der forventes af dem og dermed forebygge, at de bliver stressede, er forventningsafstemning.  

Måske tænker du, at dine medarbejdere burde vide, hvad du forventer af dem, men ofte er der en vis uoverensstemmelse mellem det, du forventer, og det medarbejderen tror, du forventer. Den uoverensstemmelse kan du aflive gennem forventningsafstemning.  

Anvend forventningsafstemningen når dit team skal i gang med et nyt projekt, eller når medarbejdere skal have nye opgaver.  

Sådan gør du:  

#1: Forbered dig

Inden selve forventningsafstemningen, skal du være klar over, hvad du forventer af hver medarbejder.  

I den forbindelse er det en god ide at spørge dig selv:  

Hvilke specifikke mål har jeg for projektet, og hvordan kommunikerer jeg det til medarbejderne?

Eksempel på svar:

• Jeg forventer, at alle i teamet bidrager aktivt til løsningen af projektet, og at du kommer til mig, hvis du møder udfordringer, du har brug for sparring på.

Hvordan skal roller og ansvarsområder formidles til hver medarbejder?

Eksempel på svar:

• Jeg uddeler ansvar og roller på baggrund af erfaring og mentalt overskud. Som en del af forventningsafstemningen, vil jeg høre hver medarbejder om de føler sig tilstrækkeligt udrustet til at påtage sig den rolle og det ansvar, jeg foreslår.  

Hvad er særligt vigtigt at få fortalt teamet inden projektet går i gang?

Eksempel på svar:

• Min erfaring fortæller mig, at der i denne type projekt, ofte kommer uforudsete opgaver undervejs. Det kan jeg som leder ikke gøre noget ved, men jeg kan gøre opmærksom på risikoen for uforudsigelighed undervejs, så de er forberedte på det.  

Hvilken form for kommunikation og feedback forventer du under projektet?

Eksempel på svar:

• Jeg vil bestræbe mig på at give løbende feedback til de medarbejdere, jeg ved, gerne vil have det. Samtidig ved jeg, at jeg kan glemme det i en travl hverdag, så derfor skal jeg kommunikere tydeligt, at jeg forventer, at medarbejderne kommer til mig, når de har brug for sparring.

#2: Selve forventningsafstemningen

Forventningsafstemningen foregår typisk på 1:1 møder, sådan at du kan have en dialog med hver medarbejder om deres specifikke rolle og ansvar.  

Og det er netop, hvad en forventningsafstemning er – en dialog, hvor I afstemmer gensidige forventninger.  

Derfor er det vigtigt, at du kommunikerer klart og tydeligt, hvad dine forventninger til medarbejderen er samtidig med, at du spørger hvad medarbejderen forventer af dig som leder.  

Når du har fortalt medarbejderen om det kommende projekt og om dine forventninger til dem, bør du derefter vende bordet rundt og stille spørgsmål som:

• Hvad tænker du om din rolle i det kommende projekt?
   
• Hvad tænker du om din rolle i det kommende projekt?
   
• Hvad forventer du af mig som leder?
   
• Hvordan og hvor ofte foretrækker du at modtage feedback?
  
• Er der noget i dine arbejdsopgaver på projektet, som virker uklart?
  
• Har du nogle spørgsmål ift. det kommende projekt?

#3: Opfølgning  

Afstemningen af forventninger er et vigtigt led i stressforebyggelse. Men for at forventningsafstemningen skal have sin effekt, skal du følge op på den.  

Hvordan du skal følge op, afhænger af hvad du har talt med hver medarbejder om.  

Har du fx aftalt med Anders, at han foretrækker løbende feedback face-to-face, så indkald ham til et ugentligt 15 minutters statusmøde.

Ønsker Anette mest muligt selvledelse, skal I måske aftale, at hun kommer til dig, hvis hun har brug for sparring eller feedback.  

Hvis Firat foretrækker en mere løs feedback, kan du lave ugentlig påmindelse, som minder dig selv om, at du skal høre Firat, hvordan det står til med hans arbejdsopgaver.  

Forsøg så vidt muligt at tilpasse typen og mængden af feedback til hver enkelt medarbejder.
‍

Forebyg medarbejderstress  

Uklare forventninger fra ens leder er en af de største årsager til medarbejderstress. Heldigvis er det en årsag, som du kan tackle gennem en velforberedt forventningsafstemning, hvor du og medarbejderne afklarer gensidige forventninger, og hvor du sørger for at følge op med hver enkelt medarbejder.